Cette action est utile pour éviter de générer deux comptes à certains responsables élèves. Par exemple, si vous accueillez un nouvel élève dans votre établissement et que celui-ci a déjà un frère ou une sœur qui y est scolarisé, il y a un risque que dans votre base siècle, les responsables de ces deux élèves ne soient pas rattachés à leurs deux enfants. Dans ce cas, les responsables auront deux fiches siècle et chaque fiche sera rattachée à un seul de leurs enfants.  Et donc, ils auront deux comptes dans oZe. Il est donc utile de gérer ces doublons le plus tôt possible afin d’éviter ces doublons de comptes dans oZe.

Si vous ne connaissez pas la procédure pour réaliser cette action, veuillez contacter le service DSI du rectorat en charge des applications nationales.

Afin de distribuer leurs accès aux utilisateurs, utilisez les outils de publipostage pour :

• Publiposter des fiches prêtes à l’emploi, que les professeurs principaux pourront distribuer aux élèves en classe le jour de la rentrée.
• Exporter les comptes utilisateurs au format CSV, afin que cela vous serve de source de données pour réaliser votre propre publipostage depuis un traitement de texte.

Fiche pratique :
Publiposter des identifiants utilisateurs

Le moment venu, importez les photos de vos élèves afin qu’elles soient présentes sur la fiche élève.

Fiche pratique :
Importer les photos des élèves

Cela concerne les préconisations de saisie de données pour :

• Vos classes et vos groupes
• Vos professeurs
• Vos cours
• Vos matières

Fiche pratique :
Préparer vos données

Une fois vos données vérifiées et validées, la prochaine étape consiste à les importer vers oZe.

Il faudra tout d’abord exporter vos données depuis EDT ou UDT en suivant les procédures disponibles dans le colonnes “Fiches spécifiques …” puis suivre la procédure de la colonne “Fiches communes”

Pour les établissements utilisant Educ-Horus, l’import doit également être réaliser vers Educ-Horus.

Fiche pratique :
Import de données vers Educ-Horus

Vous venez de finaliser votre import vers oZe.

• Vérifier que les semaines A et B sont bien positionnées sur les bonnes dates en consultant les emplois du temps dans oZe
• Vérifier la cohérence de l’emploi du temps d’une classe et d’un enseignant (pas sur la semaine courante, mais les deux semaines suivantes)
• Vérifier que vos groupes existent dans oZe et que les affectations sont correctes dans oZe en consultant la fiche d’un élève, onglet “Affectations”
• Vérifier que les vacances de février commencent bien à la bonne date pour votre zone.

Fiches pratiques :
Affectations de la fiche élève
Annuaire – Onglet “classes et groupes”

Ne mettez en place l’import automatique qu’une fois que vos emplois du temps sont stables.

L’import automatique permet d’automatiser toutes ou certaines actions à réaliser pour importer vos données depuis EDT ou UDT.
L’import automatique ne devrait pas être mis en place dès le début d’année, car beaucoup de changements seront apportés à vos emplois du temps.
Il est donc conseillé de mettre en place l’import automatique, une fois que vous considérerez que vos emplois du temps sont stables.

Fiches pratiques :
Import automatique vers oZe depuis EDT
Import automatique vers oZe depuis UDT

Afin de déléguer les droits aux personnels de l’établissement, il convient d’utiliser l’Oz’App “Droits et rôles”
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter le support technique pour obtenir de l’aide.

Afin de trouver plus facilement les rôles présentés ci-dessous, utilisez la barre de recherche de l’Oz’App “Droits et rôles” :

Vous pouvez par exemple :

• Déléguer le publipostage des identifiants à votre référent numérique en lui attribuant le rôle “Publiposteur de tous les comptes de l’annuaire de l’établissement”
• Autoriser votre CPE à saisir des sanctions en lui attribuant le rôle “Gestionnaire de toutes les sanctions de l’établissement”
• Autoriser les enseignants à modifier eux même l’effectif de leurs groupes en leur attribuant le rôle “Gestionnaire des effectifs de ses groupes”
• Autoriser votre secrétaire de direction à envoyer des SMS d’information depuis l’annuaire en lui attribuant le rôle “Créateur de SMS depuis l’établissement”

Fiche pratique :
Droits et rôles

Afin que les personnels de votre établissement puissent réserver des équipements, il est nécessaire de les ajouter depuis l’Oz’App “Gestion des équipements”.
Si de nouveaux équipements sont disponibles cette année, pensez à les ajouter afin qu’ils puissent être réservés.

Fiches pratiques :
Gestion des équipements

Si ce n’est pas déjà fait, vérifiez les paramétrage de la vie scolaire, notamment :

• La durée de comptabilisation des demi-journées d’absence
• La recevabilité des motifs de vos catégories de motifs
• Les motifs qui comptent ou ne comptent pas dans le calcul du nombre de demi-journées d’absence
• Les punitions pouvant être utilisées par les enseignants

Fiche pratique :
Motifs d’absences et types de remarques et punitions

Si vous le souhaitez, vous pouvez agir sur la présentation de la page d’accueil de certains profils, ou même d’un utilisateur en particulier, en utilisant l’Oz’App “Pages d’accueil”.

En faisant cela, vous pouvez :

• figer la page d’accueil des utilisateurs ciblés en leur interdisant de la modifier
• Modifier la configuration initiale mais permettre aux utilisateurs de modifier leur page d’accueil

Vous pouvez également créer des “blocs d’information” qui pourront être utilisé depuis l’Oz’App “Pages d’accueil”. Par exemple :

• Un bloc d’information “Professeurs absents” qui ne sera visible que par les personnels de l’établissement
• Un bloc “contacts” permettant de diffuser les numéros de téléphone utiles pour les responsables élèves

Fiche pratique :
Blocs d’information et pages d’accueil